PKS Job Datenbank, Kandidaten-DB und Newsletter

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Diese Hilfestellung erläutert die wichtigsten Schritte in der Pflege der Stellen, Bewerbungen und Kandidaten

  1. Ansichten Stellen
  2. Ansichten Kurzbewerbungen
  3. Funktionen Stellen
  4. Eingabe Stellenbeschreibung
  5. Funktionen Bewerbung
  6. Eingabe Kurzbewerbung
  7. Bearbeitung News-Scroller
  8. Richtext Editor
  9. Kandidaten-DB
  10. Newsletter

Ansichten Stellen

Links

Beschreibung

Gesamt

Auflistung aller Stellen und Verwaltung

Zugang nur nach erfolgreichem Login mit Benutzernamen und Passwort

Andere

Auflistung aller Stellen, die nicht untenstehenden Bereichen zugeordnet werden können

Chemie - Pharma - Life Science

Auflistung aller Stellen im Bereich Chemie - Pharma - Life Science

Human Resources Auflistung aller Stellen im Bereich Human Resources

IT - Neue Medien

Auflistung aller Stellen im Bereich IT - Neue Medien

Kader

Auflistung aller Stellen im Bereich Kader

Kaufmännische

Auflistung aller Stellen im Bereich Kaufmännisch

Logistik - Spedition

Auflistung aller Stellen im Bereich Logistik - Spedition

Technik - Industrie - Engineering

Auflistung aller Stellen im Bereich Technik - Industrie - Engineering

Alle

Auflistung aller offenen Stellen (Ansicht für die Öffentlichkeit)

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Ansichten Kurzbewerbungen

Links

Beschreibung

Gesamt

Auflistung aller Bewerbungen und deren Verwaltung

Zugang nur nach erfolgreichem Login mit Benutzernamen und Passwort

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Verwaltung der Datenbank

Dateien

Gesamt - Verwaltung und Liste sämtlicher Stellenbeschreibungen
Bewerbungen - Verwaltung und Liste sämtlicher Kurzbewerbungen
Bereiche - Liste aller Bereiche (z. B. Chemie, Kader, Technik). Diese Tabelle wird durch VC verwaltet und kann jederzeit erweitert werden.
Kontakte - Liste aller PKS Mitarbeiter, die aktiv Stellen vermitteln. Diese Tabelle wird durch VC verwaltet und kann jederzeit erweitert werden.

Funktionen (Stellen)

Die Verwaltung der Stellenbeschreibungen erfordert ein Login mit Benutzername und Passwort !

Funktion

Beschreibung

Wo

Erweiterte Suche

Erweitertes Suchen nach einer Stelle innerhalb des Bereiches (Query mehrerer Begriffe)

- Selektion des Suchfeldes
- Selektion des Kriteriums (normalerweise ...enthält)
- Eingabe des Suchbegriffs

Verwaltung

Exportieren

Überführen der Datenbank in ein anderes Dateiformat (dient der Datensicherung)

Verwaltung

Druckversion

Ausdruck der Stellenbeschreibung in Listenformat

Verwaltung

Neue Stelle

Eingabe einer neuen Stelle

Verwaltung

Suchen

Suchen nach einer Stelle innerhalb des Bereiches:

- Selektion des Suchfeldes
- Selektion des Kriteriums (normalerweise ...enthält)
- Eingabe des Suchbegriffs

Alle Listen

Alle

Neuauflistung (Reset) aller Stellen innerhalb eines Bereichs

Alle Listen

Stellen pro Seite

Anzahl der gelisteten Stellen pro Seite ist hier wählbar

Alle Listen

Alle markieren / demarkieren

Selektiert alle Stellenbeschreibungen

Verwaltung

Markierte löschen

Vorsicht: Löscht alle markierten Stellenbeschreibungen der angezeigten Liste

Verwaltung

Sortieren

Durch Anklicken einer Spaltenbezeichnung wird die Liste nach der gewählten Spalte neu sortiert. Wiederholtes Klicken sortiert die Liste aufsteigend bzw. absteigend. Standard nach Referenz aufsteigend.

Alle Listen

Ändern

Ändern der Stellenbeschreibung (alle Felder)

Verwaltung

Anzeigen

Detailansicht der Stelle

Alle Listen

EMail

Es wird eine E-Mail Nachricht eröffnet an die PKS Kontaktperson (Outlook oder anderes E-Mail Programm vorausgesetzt)

Alle Listen

Schliessen

Schliessen der Liste

Alle Listen

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Eingabe Stellenbeschreibung

Feld

Beschreibung

Art

Technisches

ID

Identifikation Datensatz

Automatische Zuordnung

 

Referenz

Nummer bzw. Kennzeichnung

Texteingabe

20 Zeichen

Bereich

Bereich

Selektion Chemie, Kader, IT etc.

120 Zeichen

Job

Job Bezeichnung

Texteingabe

120 Zeichen

Kurzbeschreibung

Kurzbeschreibung, erscheint auf allen Listen (siehe Richtext Editor)

Texteingabe

Memo 64'000 Zeichen

Beschreibung

Detaillierte Beschreibung, erscheint auf der Anichtsseite der Stelle (siehe Richtext Editor)

Texteingabe

Memo 64'000 Zeichen

Region

Einzugsgebiet Arbeitgeber; einheitliche Begriffe erleichtern das Suchen

Texteingabe

20 Zeichen

Stelle

Art der Stelle

Selektion Dauer, Temporär, Try & Hire

Listenfeld

Kontakt

Name der PKS Kontaktperson

Selektion der Initialen

aus Tabelle Kontakte

Telefon

Telefonnummer der PKS Kontaktperson

Selektion der Initialen

aus Tabelle Kontakte

EMail

E-Mail der PKS Kontaktperson

Selektion der Initialen

aus Tabelle Kontakte

Aktiv

Status des Stellenangebots

Selektion Ja / Nein

Listenfeld

—> Top

Funktionen (Bewerbungen)

Die Verwaltung der Bewerbungen erfordert ein Login mit Benutzername und Passwort !

Funktion

Beschreibung

Wo

Erweiterte Suche

Erweitertes Suchen nach einer Kurzbewerbung (Query mehrerer Begriffe)

- Selektion des Suchfeldes
- Selektion des Kriteriums (normalerweise ...enthält)
- Eingabe des Suchbegriffs

Verwaltung

Exportieren

Überführen der Datei (Bewerbungen) in ein anderes Dateiformat (dient der Datensicherung)

Verwaltung

Druckversion

Ausdruck der Kurzbewerbung in Listenformat

Verwaltung

Neue Bewerbung

Eingabe einer neuen Kurzbewerbung erfolgt grundsätzlich durch KandidatIn mittels Auswahl der Stelle in entsprechendem Bereich und Anklicken der Schaltfläche 'Kurzbewerbung'. Nach Ausfüllen der Bewerbung wird das Fenster geschlossen und in die Website (pks-personal.ch) zurückgekehrt. In Ausnahmefällen kann PKS auch selbst Kurzbewerbungen mit dem gleichen Verfahren eingeben.

Verwaltung

Suchen

Suchen nach einer Kurzbewerbung:

- Selektion des Suchfeldes
- Selektion des Kriteriums (normalerweise ...enthält)
- Eingabe des Suchbegriffs

Verwaltung

Aufheben

Neuauflistung (Reset) aller Kurzbewerbungen

Verwaltung

Bewerbungen pro Seite

Anzahl der gelisteten Bewerbungen pro Seite ist hier wählbar

Verwaltung

Alle markieren / demarkieren

Selektiert alle Kurzbewerbungen

Verwaltung

Markierte löschen

Vorsicht: Löscht alle markierten Kurzbewerbungen der angezeigten Liste

Verwaltung

Sortieren

Durch Anklicken einer Spaltenbezeichnung wird die Liste nach der gewählten Spalte neu sortiert. Wiederholtes Klicken sortiert die Liste aufsteigend bzw. absteigend. Standard: nach ID bzw. Eingangsdatum aufsteigend.

Verwaltung

Ändern

Ändern der Kurzbewerbungen (alle Felder)

Verwaltung

Anzeigen

Detailansicht der Bewerbung

Verwaltung

E-Mail Kandidat

Es wird eine E-Mail Nachricht eröffnet an KandidatIn (Outlook oder anderes E-Mail Programm vorausgesetzt)

Verwaltung

Schliessen

Schliessen der Liste

Verwaltung

—> Top

Eingabe Kurzbewerbung

Feld

Beschreibung

Art

Technisches

ID

Identifikation Datensatz

Automatische Zuordnung

 

Referenz

Nummer bzw. Kennzeichnung

Automatische Zuordnung

20 Zeichen

Bereich

Bereich

Automatische Zuordnung

120 Zeichen

Job

Job Bezeichnung

Automatische Zuordnung

120 Zeichen

E-Mail

E-Mail der PKS Kontaktperson

Automatische Zuordnung

50 Zeichen

Anrede

Anrede

Selektion

Herr / Frau

Vorname

Vorname

Texteingabe

50 Zeichen

Name

Name

Texteingabe

50 Zeichen

Strasse

Strasse und Hausnummer

Texteingabe

50 Zeichen

PLZ

Postleitzahl

Texteingabe

10 Zeichen

Ort

Ortschaft

Texteingabe

50 Zeichen

Telefon

Telefon

Texteingabe

20 Zeichen

Mobile

Mobile

Texteingabe

20 Zeichen

Verfügbar

Verfügbar

Texteingabe

80 Zeichen

Jahrgang

Jahrgang 4-stellig

Texteingabe

4 num. Zeichen

Sprachen

Sprachkenntnisse

Texteingabe

80 Zeichen

Nationalität / Bewilligung

Nationalität / Arbeitsbewilligung

Texteingabe

80 Zeichen

Schulabschluss

Höchster Schulabschluss

Texteingabe

80 Zeichen

Hochschule / Fachschule

Hochschule / Fachschule

Texteingabe

80 Zeichen

Berufsausbildung

Berufsausbildung

Texteingabe

80 Zeichen

Berufserfahrung

Berufserfahrung

Texteingabe

80 Zeichen

Über mich

Kurze Selbstdarstellung

Texteingabe

Memofeld bis 64´000 Zeichen

E-Mail Kandidat

E-Mail KandidatIn

Eingabe E-Mail Format

50 Zeichen

Datum

Datum der Bewerbungseingabe

Automatische Zuordnung

Tagesdatum

Aktiv

Status der Kurzbewerbung

Automatisch Ja bei Eingabe der Bewerbung

Listenfeld

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Bearbeitung News

Programm

Beschreibung

FlashN

Scroll-Text bearbeiten

TinyUpLoader

Scroll-Text publizieren

Technischer Ablauf News

Funktion

Beschreibung

Scroll-Text bearbeiten

Technischer Ablauf im FlashN Programm (Flash News Scroller Wizard in Favoriten).

- Open Project
- pks.fns selektieren (PKS Scroll-Text Datei), Öffnen
- Next Next Next (Standard Settings, nicht verändern)
- Zu bearbeitende News (Zeile) selektieren
- Edit, Delete, Move Up, Move Down (ändern, löschen, Reihenfolge)
- Add (neue News hinzufügen)

 

<b>Titel</b> für News Titel (fett)

 

News Text muss im Scroll-Fenster Platz haben, 7 Zeilen inkl. Titel

 

Add New Line generiert Zeilenumbruch

 

Link: http://www.pks-personal.ch/news.htm (Standard, aus bestehenden News kopieren)

 

Target Frame: _self (Standard, aus bestehenden News kopieren)

 

OK

- Next
- Preview
(Step 1. Kontrolle, ob News Platz hat im Scroll-Fenster)
- Copy Files into ... (Step 3), flashn selektieren (PKS Scroll-Fenster), Speichern
- Save Project, pks.fns selektieren (PKS Scroll-Text Datei), Speichern
- Exit
- FlashN Programm schliessen

Scroll-Text publizieren

Technischer Ablauf im TinyUpLoader Programm (in Favoriten).

- Zeile selektieren (PKS Scroll-Fenster)
- Update now selected files
- Bestätigung abwarten (Log-Zeile mit OK)
- TinyUpLoader Programm schliessen

- Wichtig: Cash löschen, damit nicht der alte Scroller aus dem Cash eingeblendet wird (F5 Refresh reicht nicht): Internet Explorer - Menü Extras - Internetoptionen - Allgemein - Temporäre Internetdateien - Dateien löschen.

News Voll-Text
 

Der Voll-Text der News wird zur Zeit von PKS aufgesetzt und von VC eingefügt.

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Richtext Editor

Der für Jobbeschreibung und Kurzbeschreibung integrierte Editor deckt nur Basisfunktionen ab. Andere Funktionen können im Source Modus (View Source Häkchen) vorgenommen werden.

Hinweise und Tips

Funktion

Beschreibung

Kopieren

Text kopieren aus Worddokument, Spreadsheet, E-Mail etc.:
Im Source Modus einfügen, damit Formatierungszeichen entfernt werden, dann im Edit Modus bearbeiten.

Bild

Bild einfügen (Add Image):
Bild muss auf dem Server gespeichert sein (z.B. Bilder-Ordner der PKS-Website).

Undo
 

Undo mit Strg+Z Taste funktioniert, auch mehrfach, solange nicht abgespeichert worden ist.
Nach dem Abspeichern können Funktionen wie Text farbig unterlegen (Background Color) nur rückgängig gemacht werden durch Löschen und Neueingabe des betreffenden Textes oder durch Entfernen der entsprechenden HTML-Tags im Source Modus.

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Kandidaten-DB / Newsletter
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Kandidaten-DB

Links

Beschreibung

Kandidaten

Auflistung aller Kandidaten und Bearbeitung, Zugang nur nach erfolgreichem Login mit Benutzernamen und Passwort

Selektion nach Berater, Suchfunktion, Sortiermöglichkeiten, Profil versenden, Bearbeitung (Kandidatenprofil hinzufügen, ändern, löschen, kopieren)

Kandidatenbulletin Aktuelles Kandidatenbulletin (Ansicht für die Öffentlichkeit)

Auflistung aller Kandidaten mit Kennzeichen "Bulletin", mit Kategorien-Selektion (es werden nur Kategorien angezeigt, für die Kandidaten vorhanden sind), Detailansicht und Kontaktformular

Kategorien

Berater

Sprachen

Tabellen bearbeiten

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Newsletter

Technischer Ablauf Newsletter (Kundenbrief):

1. Newsletter abonnieren: Online-Eintrag in die Verteilerliste
2. Newsletter kreieren: basierend auf der Vorlage für den E-Mail-Versand (1. Schritt, htm)
3. Newsletter versenden: an die Newsletter-Verwaltung übergeben, mit Verteilerdaten versehen und versenden
4. Newsletter archivieren: basierend auf der Vorlage für das Archiv (2. Schritt, php), Inhalt übernehmen und mit Daten für die Archiv-Liste ergänzen; das Newsletter-Archiv (Liste und Detail) ist online für die Öffentlichkeit zugängig.

Schritt-für-Schritt-Beschreibung mit nützlichen Hinweisen:

Funktion

Beschreibung (Schritt für Schritt)

Direkt-Link

Newsletter abonnieren

In Firmen-Website online:

a) durch den Benutzer
b) durch PKS initialisiert.

- Aufruf Firmen-Website http://www.pks-personal.com
- Klick Newsletter
- Klick News abonnieren
- Formular ausfüllen
- Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link, den er anklicken muss (Opt-in)
- Der Empfänger bekommt nach der Bestätigung eine E-Mail mit einem Schlüssel (ID)
- Der Empfänger kann sich mit diesem Schlüssel austragen (Opt-out)

Opt-in und Opt-out erfolgen ausschliesslich durch den Empfänger (Sicherheit); wenn ein Benutzer keinen Schlüssel zum Austragen hat, muss er den nächsten Newsletter abwarten und sich mit dem mitgelieferten Schlüssel austragen.

Abonnieren / Austragen

Newsletter kreieren

In Firmen-Website mit Weblication CSM (Content Management System):

CSM aufrufen http://www.pks-personal.com/weblication -->Login

Navigation in Verzeichnisstruktur (linker Bereich):
- de öffnen (+ Symbol klicken)
- aktuelles öffnen (+)
- newsletter anklicken, bestehende Newsletter werden im rechten Bereich angezeigt

Newsletter Versand-Version erstellen aufgrund Vorlage (Menu rechter Bereich):
- Neue Datei anklicken
- Vorlage pks_news_vorlage.htm (Standard Vorlage ist bereits ausgewählt )
- Name der Datei, zB 2006_08...newsletter (Tagesdatum)
- ok klicken
- Bild-Symbol anklicken ("Bild bearbeiten")
- Bild suchen (Such-Symbol anklicken)
- Monatsbild anklicken, zB august.jpg; Kleinformat wird angezeigt, ok
- Bildgrösse zurücksetzen, ok
- Titel ergänzen mit Monat und attraktivem Text
- Newsletter-Text eingeben; Links (Anker-Symbol) sollen in einem neuen Fenster geöffnet werden und in der Vorschau rot sein; wenn Text aus Word-Dokument kopiert wird, evt.Text formatieren: in Text-Feld klicken, Filter anklicken --> MS-Word Tags entfernen (erweitert)

Newsletter Versand-Version prüfen:
- Vorschau anklicken; prüfen (Bild, Text, Links, Formatierung)
- Vorschau-Fenster schliessen

Newsletter Versand-Version speichern
- Speichern anklicken

Der Newsletter kann mit Klick angeschaut oder bearbeitet werden.
Wenn der obige Prozess unterbrochen worden ist, wird bei Wiederaufnahme gefragt, ob mit der bestehenden Arbeitskopie weitergefahren werden soll (ok, sonst geht die bisherige Arbeit verloren).
Analog können allgemeine Mailings erstellt werden; dabei muss der Filter beim Verteiler temporär entfernt werden.

Login CMS
Newsletter versenden

In Firmen-Website mit Weblication CSM (Content Management System):

Unmittelbar im Anschluss an Newsletter kreieren; bei Unterbruch Login und Navigation zum entsprechenden Newsletter.

Newsletter Versand initialisieren:
- Newsletter anklicken, zB 2006_08...newsletter
- Datei senden an --> Newsletter
- Verteiler selektieren (PKS Mailing); Platzhalter nicht verändern; Verteiler-Liste kann angeschaut werden mit Lupen-Symbol. Bei allgemeinen Mailings Bearbeitungs-Symbol anklicken, den Filter category =='Bulletin' entfernen, ok
- Betreff eintragen, wenn möglich übereinstimmend mit dem Titel des Newsletters (kopieren mit Strg+c c wie copieren und Strg+v v wie einvügen!)
- Sendeformat (HTML und Text)
- keine Änderungen am Newsletter vornehmen, sonst sind Versand- und Archiv-Version nicht synchron

Test-Mail verschicken:
- Testen anklicken und bestätigen (es wird 1 Test-Mail an Test-Empfänger geschickt, ohne Anrede)
- Testprotokoll-Fenster schliessen
- Erhaltene Test-Mail genau prüfen (Bild, Text, Formatierung)

Newsletter versenden:
-
Sicherstellen, dass Absender auf ...@pks... steht
- Versenden anklicken und bestätigen nach Anzeige der Verteilerliste
- Versandprotokoll-Fenster schliessen
- bei allgemeinen Mailings den Filter category =='Bulletin' zurücksetzen, sonst geht das nächste Bulletin an alle

Newsletter Versand-Version speichern:
- Speichern anklicken

Login CMS

Newsletter archivieren
 

In Firmen-Website mit Weblication CSM (Content Management System):

Unmittelbar im Anschluss an Newsletter versenden; bei Unterbruch Login und Navigation zum entsprechenden Newsletter.

Newsletter Archiv-Version generieren aufgrund Versand-Version:
- Newsletter anklicken, zB 2006_08...newsletter --> Vorschau
- Titel kopieren
-
Vorschaufenster offen lassen für Zitat- und Text-Kopie
- Neue Datei anklicken
- Vorlage auswählen: vorlage_archiv.php anklicken
- Name der Datei, zB 2006_08...newsletter (Unterscheidung Versand/Archiv durch "1. Schritt"/"2. Schritt" bzw. definitiver Newsletter-Titel)
- ok
- kopierten Titel einfüllen
- für Zitat und Text analog verfahren (Hin-und-Her-Tabulieren zwischen Vorschau-Fenster und Arbeitskopie)
- Bild-Symbol anklicken ("Bild bearbeiten")
- Bild suchen (Such-Symbol anklicken)
- Monatsbild anklicken; Kleinformat wird angezeigt, ok
- Bildgrösse zurücksetzen, ok
- übrige Angaben unverändert lassen
- ok

Newsletter Listen-Eintrag erstellen:
- Titel kopieren
- Tabulator Beschreibung anklicken
- kopierten Titel als Überschrift einfügen (Kommentar überschreiben)
- Beschreibung (Teaser-Text) eingeben; oder durch Hin-und-Her-Tabulieren zwischen Beschreibung und Dateientwurf relevante Text-Passage kopieren und einfügen

Newsletter Archiv-Version prüfen:
- Vorschau anklicken
- Vorschau-Fenster schliessen

Newsletter Archiv-Version speichern:
- Speichern anklicken

Login CMS

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