ID: 2BE35996   Kategorie: SekretaerIn - AssistentIn   Region: Basel
Referenz: Assistentin für den CEO (100%, w/m/d) – Sie ziehen die Fäden, die

Gestalten statt Verwalten – Ihre Chance, auf höchster Ebene zu wirken

Unsere Mandantin ist ein dynamisches, national tätiges Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Basel. Das Wachstum ist seit bald vier Jahrzehnten nachhaltig, organisch und grundsolide. Hier wird nicht nur verwaltet, sondern mit viel Engagement gestaltet.

In dieser Rolle sind Sie keine klassische Assistenz, die einfach Anordnungen auszuführen hat – Sie sind die rechte Hand der Geschäftsleitung, der Dreh- und Angelpunkt strategischer Entscheidungen und die Person, die sicherstellt, dass Prozesse nicht nur reibungslos laufen, sondern optimiert werden. Denken Sie analytisch? Sind Sie entscheidungsfreudig und hochorganisiert? Lieben Sie es, klare Struktur in komplexe Abläufe zu bringen und dabei stets den Überblick zu behalten? Dann bietet sich Ihnen hier ein einmaliges Tummelfeld vieler Möglichkeiten. Das ist ein Kraftort, wo tägliche Performance zählt und Talent nicht im Käfig bleibt.

Als Assistentin der Geschäftsleitung erwarten Sie keine gewöhnlichen, supportiven Sekretariatsaufgaben. Sie sind das Rückgrat des Managements, behalten alle wichtigen Themen im Blick und sorgen dafür, dass der vielbeschäftigte CEO sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Ihr Job ist es, mitzugestalten, zu strukturieren und dort einzugreifen, wo es notwendig ist. Ihr Talent für Organisation, Ihre proaktive Arbeitsweise und Ihr unternehmerisches Denken werden täglich gefordert – und wertgeschätzt.

Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine

Assistentin für den CEO (100%, w/m/d) – Sie ziehen die Fäden, die keiner sieht…

Ihre Rolle – Das Herzstück der Geschäftsleitung

Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, strategischen Partnern und internen Teams schweizweit. Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Stellen gelangen, Projekte effizient umgesetzt werden und der CEO stets optimal vorbereitet ist. Ihr Beitrag ist nicht nur organisatorisch, sondern auch strategisch entscheidend.

Konkret bedeutet das:

• Sie haben den Überblick über alle relevanten Themen und entlasten den CEO durch vorausschauendes und eigenständiges Handeln spürbar und effizien
• Das Erstellen von präzisen, profunden Berichten, aussagekräftigen Statistiken und fundierten Entscheidungsgrundlagen fällt Ihnen leicht und beherrschen Sie aus dem Effeff.
• Sie unterstützen bei komplexen Ausschreibungen – von nationalen Grossprojekten bis hin zu strategischen Partnerschaften und begleiten diese bis zum erfolgreichen Abschluss
• Das Ausfertigen von präzisen Memos, überzeugenden Präsentationen und geschliffene E-Mails sind Ihre tagtägliche Partitur. Diese Klaviatur spielen Sie mit grosser Leichtigkeit rauf und runter
• Sie organisieren Sitzungen, Workshops und Events bis zu 200 Personen mit Präzision und Liebe zum Detail
• Interne Abläufe im HR-Bereich gehören ebenso zu Ihren Aufgaben. Sie sorgen für das reibungslose Funktionieren, damit die gewünschten Informationen zur richtigen Zeit bereitstehen
• Der ‘Pace’ der Geschäftsprozesse ist hoch und die Kadenz des betrieblichen Rhythmus ebenso. Sie treiben operative, planerische und konzeptionelle Projekte der Geschäftsleitung aktiv voran und lassen nicht locker, bis diese über der Ziellinie sind
• Daten und aktuelle Informationen bilden den Schmierstoff vieler Arbeitsprozesse. Sie stellen sicher, dass diese ohne Verzögerung an der richtigen Stelle ankommen - selbst in stressigen Phasen

Ihr Profil – Mehr als nur Organisationstalent

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, müssen Sie vorausschauend denken, analytisch stark sein und eine hohe Eigenverantwortung mitbringen. Sie wissen, worauf es ankommt, und handeln, bevor Sie gefragt werden:

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger relevanter Erfahrung (z. B. Direktionsassistenz, HMS, Matura, KV etc.).
• Sie beherrschen Deutsch auf Muttersprachniveau und verfügen über ausgezeichnete, fliessende Französischkenntnisse in Wort und Schrift – Sie sind eine zentrale Ansprechperson für die Romandie. Wenn Sie noch gut Italienisch sprechen freuen sich die Kolleg:innen aus dem Tessin. Englisch wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt.
• Sie sind ein Excel-Profi (mindestens S-Verweis) und verstehen es, komplexe Daten zu analysieren und visuell so aufzubereiten, dass alle Anspruchsgruppen sofort damit klarkommen.
• Sie kommunizieren auf den Punkt und verstehen es, Sachverhalte klar und adressatengerecht zu formulieren. Das ‘Blabla’ überlassen Sie gerne jenen, die mehr Zeit haben.
• Sie sind sehr belastbar, arbeiten selbstständig und behalten auch in hektischen Zeiten den Überblick.
• Ihr Chef wird Ihre proaktive Denkweise und Ihr Engagement enorm schätzen – denn Sie handeln, bevor es notwendig wird.
• Diskretion, Verschwiegenheit und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.
• Ihre positive, professionelle und humorvolle Ausstrahlung macht es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Menschen zu interagieren und tragfähige Beziehungen aufzubauen.

Warum Sie sich unbedingt bewerben sollten:

Die Stelleninhaberin möchte nach 10 Jahren Mitwirken, beruflich neue Wege gehen und sich eine Auszeit gönnen. Sie sorgt für eine gute Einarbeitung. Der CEO ist modern eingestellt, umgänglich und weiss gute Arbeit sehr zu schätzen. Er schenkt Vertrauen, grossen Freiraum und eine gute Arbeitsatmosphäre, die antreibt und die Freude an der Arbeit jeden Tag von Neuem anfacht.

In dieser Rolle sind Sie nicht nur die rechte Hand des CEOs, sondern eine Schlüsselfigur, die Veränderungen vorantreibt und das Unternehmen mitgestaltet. Sie bekommen die Chance, Ihr Können auf höchster Ebene einzusetzen, Strukturen weiterzuentwickeln und sich langfristig in einer verantwortungsvollen Position zu etablieren.

Das Motto lautet: "Geht nicht – gibt’s nicht!" Wenn Sie bereit sind, diese Herausforderung anzunehmen und Ihre Karriere auf das nächste Level zu bringen, dann bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil eines zukunftsorientierten Unternehmens, in dem Leistung, Eigeninitiative und Engagement nicht nur gesehen, sondern auch belohnt werden! Fragen? Rufen Sie mich einfach an. Diskretion ist zugesichert.

PKS Personal AG

Herr Markus Schneider
Senior HR Consultant
Hauptstrasse 100
CH-4102 Binningen
Schweiz

Telefon: +41 61 205 99 32

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